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Pourquoi utiliser les boîtes d’archives ?

par laya lauret
boîtes d'archives

Si vous utilisez des boîtes d’archives, vous optimisez le rangement de vos documents papiers. Vous aurez une organisation claire et dynamique au quotidien, ce qui vous permettra de gagner du temps. Découvrez le véritable intérêt des boîtes d’archives.

Qu’est-ce qu’une boite d’archive ?

Une boîte d’archive est un outil conçu pour favoriser le classement parfait et l’archivage des documents. Le dispositif assure une préservation adéquate des documents en toutes circonstances. La boîte d’archive est indexée sur une ou les deux faces, ce qui facilite la recherche d’un document archivé.

Pour faire de l’archivage, il est nécessaire d’effectuer un choix entre archives physiques et archives numériques. Après réflexion, vous pouvez vous rendre compte de la nécessité d’opter pour les deux solutions. Pour la conservation de vos archives physiques, pensez à utiliser des boîtes d’archives. Il en existe plusieurs modèles sur le marché. C’est le cas de la boîte à archives avec couvercle rabattable au format A4 parfait pour le stockage des documents importants. On la trouve dans différentes épaisseurs. Il existe également le range-revue au format A4 ne possédant pas de couvercle, ce qui permet un libre accès aux magazines et revues stockés. Mais c’est peut-être la boîte à archives pour dossiers suspendus qu’il vous faut. Elle est capable d’accueillir jusqu’à 25 dossiers suspendus qui sont au format A4. C’est le choix adéquat pour archiver rapidement plusieurs dossiers. On trouve aussi la caisse archives avec couvercle cloche capable d’accueillir de nombreuses boîtes à archives pour leur archivage définitif. Il est bon, en outre, d’évoquer l’existence du container pour boîtes à archives qui est doté d’une couverture frontale facilitant la consultation des archives à tout moment.

Utilité d’une boîte d’archive

Avec une boîte d’archive, vous pouvez optimiser le rangement de tous vos documents papiers, lettres, messages archivés et bien d’autres types de contenu. C’est une solution qui assure une bonne organisation quotidienne de vos documents et favorise un gain d’espace. La boite d’archive est un outil parfaitement indiqué pour vous permettre d’archiver avec soin, avec la certitude de gagner de temps lorsque vous aurez besoin de retrouver un document.

La boîte d’archive est évidemment destinée aux professionnels. Mais les particuliers peuvent aussi l’utiliser pour classer leurs factures et tous les documents qu’ils trouvent importants.

La boîte d’archive peut se transformer en boîte aux lettres. On l’utilise dans ce cas pour la réception de messages archivés. L’outil peut être une boîte de réception de vos anciens e-mails Gmail imprimés et autres messages mis sur papier. L’avantage est que vous créerez de la place sur votre espace de travail. Certaines entreprises ont besoin d’imprimer les nombreux e-mails qu’elles reçoivent au jour le jour afin de mieux réaliser les tâches mises en avant à partir de celles-ci. La conservation de ces éléments imprimés n’est plus un problème depuis l’avènement des boîtes d’archives. Leur utilisation est pratique, facile et surtout économique.

Critères de choix d’une boîte d’archive ?

Pour être certain de trouver la boîte d’archive qui répond plus à vos besoins, vous devez tenir compte de plusieurs critères.

  • L’utilisation : c’est un critère très important car c’est en fonction de celui-ci que vous déterminerez le modèle de boîte que vous choisirez. Pour une consultation fréquente, il est préférable de choisir les boîtes de classement pour dossiers suspendus. Si vous avez l’intention de consulter occasionnellement vos archives, vous pouvez vous contenter d’une boîte à archives classique. Et pour une consultation exceptionnelle, moins d’une fois par an, les containers pour boîtes à archives sont à privilégier. Leur ouverture frontale vous permettra de retrouver facilement la boîte à archives dont vous avez besoin, et ensuite le document réellement recherché.
  • La matière : on trouve couramment des modèles de boîte d’archives en carton recyclable. Cette matière est assez résistante pour favoriser le transport et le stockage des documents importants. Il existe aussi des boîtes à archives en plastique dont le choix est recommandé lorsque la zone de stockage est régulièrement gagnée par l’humidité.
  • Le montage : sachez qu’il y a deux types de montage possibles pour une boîte à archives, à savoir le montage manuel et le montage automatique. Concernant le montage manuel, ce qu’il faut comprendre est que la boite doit être montée entièrement à partir des pliages réalisés en usine. Il s’agit donc d’un montage long et fastidieux. Toutefois, la boite ne prend pas assez de place pour son stockage quand elle est vide car elle est à plat. Aussi, son prix n’est pas élevé. Quant au montage automatique, c’est un système qui automatise une partie du montage. Une pression sur le côté est suffisante pour monter la boite, ce qui favorise un gain de temps, surtout si plusieurs boîtes doivent être montées.
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